Heb je wel eens slaapproblemen gehad door het laatste checken van je telefoon voor het slapengaan? Het volgende heb je vast wel eens meegemaakt. Je komt terug van vakantie en er staan een stuk of 300 e-mails in je inbox. Wij achten de kans groot dat je niet in één keer alle mails durft te verwijderen. Sterker nog, de kans is groter dat je hier stress van krijgt en daarom de avond ervoor al begint met het beantwoorden van de belangrijkste e-mails. Heb jij stress door e-mail? Na vandaag is dat verleden tijd.
Waarom sturen we zoveel e-mail en appjes
Heb je wel eens slaapproblemen gehad door het laatste checken van je telefoon voor het slapengaan? Het volgende heb je vast wel eens meegemaakt: terugkomen van vakantie en een inbox vol met ongeveer 300 e-mails in slechts 2 weken tijd. Hoe is dat mogelijk en wat moeten al die mensen van mij? Het maakt in dit geval niet uit of je nu docent, teamleider of projectleider bent. Mail versturen, dat doen we allemaal. Het is een hele goede vraag: waarom sturen we zoveel e-mail? Ze weten toch dat je vakantie hebt?
Het antwoord ligt voor de hand. Omdat men dan kan zeggen: "dan heb ik die informatie op zijn minst met hem/haar gedeeld". Daarmee zijn we onderdeel van het probleem. Als individu willen we graag overal van op de hoogte zijn en daarom gaan we braaf alle e-mails doorlezen. Sterker nog, waar het goed uitkomt gaan we de mail ook nog eens doorsturen, want dat is handig! Zo kunnen we nog meer mensen hiervan op de hoogte stellen en meer werk bezorgen.
Hoe voorkom je dat je mailbox je werkdag bepaalt
Durf je mail niet in één keer weg te gooien? Ga dan maar eens turven in hoeveel cc’tjes je bent meegenomen. Hoeveel mails er in je mailbox staan die al zijn afgehandeld en tot slot zet je een streepje voor alle nieuwsbrieven die je hebt ontvangen. Hoeveel mail zijn er nu nog over?
Waarschijnlijk heb je al meer dan de helft van de 300 mailtjes kunnen wegstrepen. Die mails kunnen gelijk de prullenbak in! Zo heb jij mooi tijd over om nog net even dat nieuwe hoofdkussen te bestellen, zodat je vannacht wel eens goed slaapt!
Notificaties als een stressfactor
Een overschot aan informatie is één reden waarom je inbox vol stroomt. De andere reden waarom we stress krijgen van onze e-mail komt doordat we telkens, maar weer onze mailbox blijven checken op nieuwe mails.
Dit komt doordat we verslaafd zijn geraakt aan onze e-mail. Bekijk de onderstaande voorbeelden maar eens. Een grote kans dat jij je alle checkboxjes kan afvinken. Turf maar eens met ons mee. Wil je iemand informeren? Mail diegene. Wil je iets weten? Stuur even een mailtje. Heb je stress van de e-mail en heb je er een dagtaak aan om ze allemaal te beantwoorden? Zet het dan even op de mail joh. Wel zo makkelijk!
Hoe vaak moet je je e-mail checken op een dag
Een andere boosdoener van de e-mailstress. Is de notificatie. Deze meldingen brengen jou razendsnel op de hoogte van het feit dat er alweer een ongelezen bericht voor je klaar staat.
Het liefst informeren de techreuzen je met geluiden, stroken en badges. Want stel je voor dat je het vergeet te lezen! Wij zijn er daarom een groot voorstander van om deze meldingen uit te zetten. Zo heb je niet telkens de prikkels om iets te lezen. Lees niet alleen je mail een paar keer per dag, maar plan dit even goed in voor je social media accounts. Kijk maar eens voor de grap bij schermtijd op je telefoon, hoeveel tijd je per dag verspilt. Persoonlijk schrok ik hier echt van. Hoe zit dat bij jou?
Slaapproblemen door laatste check telefoon
Ben jij iemand met een ‘zero mail policy’? Dan is de kans groot dat je een vijfde van je dag bezig bent met het beantwoorden van alle e-mails. Dit is niet iets om je voor te schamen, want zoveel mensen hebben dit. Maar het kan anders! Hoezo? Het bijhouden van mijn inbox dat hoort toch gewoon bij mijn werk?
Vaak wel, maar de realiteit is dat een gemiddelde werknemer heel veel tijd besteed aan mailtjes die best wel even hadden kunnen wachten. Sterker nog wanneer je de mail helemaal niet beantwoord. Dan lossen die e-mails zichzelf vaak ook nog op. Zonder jouw hulp dus. Stop dus met het direct checken en beantwoorden van je e-mail! Wij durven zelfs te stellen dat het probleem hem niet zo zeer zit in het aantal inkomende mails op een dag. Maar meer in de behoefte om diezelfde e-mails zo snel mogelijk weg te willen werken.
Nooit meer stress door email: dankzij deze 6 tips!
Ervaar jij stress van al die e-mails die je binnenkrijgt en wil je hier iets aan doen? Dan hebben wij in de opsomming hieronder voor jou alvast de beste tips & tricks samengesteld.
- Zorg ervoor dat je op vaste tijdstippen (en maximaal 3x per dag) je e-mail checkt;
- Stel een afwezigheid assistent in voor de periode dat je verlof hebt. Zo weten mensen dat je de e-mail niet leest;
- Kom je terug van je vakantie? Gooi dan gelijk al je mail weg, zonder ze te lezen. Gaat dit te ver, bekijk dan even het onderstaande filmpje voor een iets minder rigoureuze aanpak
- Sta je in de CC en heb je hier niet om gevraagd? Dan weg ermee;
- Verwijder mails waarin vragen staan die men – met even zoeken op google – zelf had kunnen beantwoorden;
- Schiet niet in de stress als je wel snel een e-mail weggooit. Als het echt belangrijk is mailen/bellen ze wel weer!
Hoe ga je om met een volle mailbox
Het weggooien van e-mails zonder die te lezen is best eng. Voor ons is het makkelijk praten, omdat wij natuurlijk niet weten wat er in staat. Ditzelfde geldt voor jou als je ze zonder te openen gelijk weggooit!
Toch zijn wij van mening dat het gros van de berichten geen toegevoegde waarde heeft. Tenzij je bij de klantenservice of als management assistent dan gaat deze vlieger wellicht niet helemaal op. Laat dat nu net de kern van deze blog zijn. Tot slot de gouden tip. Hoe minder vaak je op je mail reageert, des te serieuzer men je neemt als je dan wel eens besluit te reageren!
